11 gode råd til at give konstruktiv feedback

Et effektivt middel til at udvikle personellet i din organisation, er at give dem konstruktiv feedback på løsningen af deres opgaver. Hvis din feedback er anerkendende, får du ikke bare bedre resultater, du får også mere effektive medarbejdere. Men feedback behøves ikke kun gives til folk under dig. Det kan lige så vel anvendes til mennesker på samme niveau til din chef eller til kæresten/ægtefælden derhjemme.

Under en patrulje i Green Zone giver min chef mig feedback på min opgaveløsning. Billede taget uden for Geresk by, Afghanistan sommer 2009

Her følger 11 gode råd til at give konstruktiv feedback.

• Giv feedback af oprigtig interesse for den anden

  For at din feedback skal være effektiv, må din motivation for at give den være interesse i at gøre modtageren bedre. Hvis din feedback i stedet er et forsøg på at hævde dig selv, så vil den virke utroværdig på modtager. Feedback med sådanne skjulte dagsordner florerer i stor stil. Åbn en tilfældig avis og læs en anmeldelse; du vil tydeligt kunne se om anmeldelsen er skrevet af interesse for det anmeldte eller den er skrevet for at promovere anmelder selv.

• Gennemfør feedback så hurtigt som muligt

  Feedback er ikke noget du bør samle til bunke. Det kan sprede utryghed blandt medarbejderne. Gennemfør den så hurtigt som muligt. Det sikrer, at både du og medarbejderen har episoden i frisk erindring.

• Gennemfør feedback på fakta og på opgaven

  Den feedback du gennemfører skal være op konkrete observationer knyttet til dine tolkninger, af det modtager har sagt. Hvis I i organisationen allerede har aftalte spilleregler for fx præsentationer eller sprog, så kan sådanne regler også inddrages. Lad dig aldrig friste til at gennemføre feedback på modtagers person.

• Start med ros

  Når du giver feedback, så start med at fremhæve de ting, som du synes gik godt. På den måde vil du have lettere ved at få modtager til at acceptere dit budskab. Hvis du omvendt starter med det negative, så vil du givetvis møde en modstand mod det du siger. På sergentskolen lærer sergenteleverne at opbygge deres feedback efter metoden: Ros-ris-ros. Den er god at have i baghovedet.

• Spil på egen banehalvdel

  Dit sprog er afgørende for accepten af din feedback. Hvis du anvender termer som “du skal”, så vil du opleve en stor modstand over for det du forsøger at bringe videre. Brug i stedet termer som “jeg oplever at” og “på mig virker det du siger som”. Det vil gøre det lettere for modtager, at tage din kritik til sig.
  Når du hænger op på fakta kan sætningen typisk blive: “Når du siger X så oplever jeg Y” – det tvinger modtager selv at reflektere over hvorfor det forholder sig sådan.

• Værdsæt mangfoldighed

  Din organisation bliver stærkere af at have flere forskellige input til sin opgaveløsning. At en medarbejder gør tingene på en markant anderledes måde, er ikke nødvendigvis et udtryk for at vedkommende nu skal rettes ind. Hvis du i din feedback giver udtryk for en rigtig og en forkert måde at gøre tingene på, så vil du på sigt få kloner af dig selv i stedet for medarbejdere, der agerer og handler selvstændigt.

• Fokuser på de vigtigste tre

  Du skal begrænse sig til at give modtager de få vigtigste pointer. Modtager kan alligevel ikke rumme alle de ting, du måske har skrevet ned. Fokuser fx på de tre vigtigste elementer. Prøv at sige til dig selv: Hvis du kun havde et minut til at give din feedback, hvad ville du så sige. Det er anvendelse af Parkinsons lov i praksis.

• Glem fejlene

  De åbenlyse fejl er der næppe nogen grund til at nævne. Dem har modtager selv set. Vi lærer bedst af vores succes. Det skaber en vinderkultur, at finde det vi er gode til og blive endnu bedre. Det skal din feedback også afspejle. Ved at blive endnu bedre til det vi er gode til, så vil det der tidligere var fejl måske blive ubetydeligt.
  Fokuser på det, der allerede virker og klarlæg hvorfor det virker.

• Gentag tingene

  Når du er ved at være færdig med din feedback, så opsummer i hovedtræk hvad du sagde. Gentag de positive budskaber således at du sikrer dig at modtager har hørt og forstået det.

• Vær ærlig

  Du skal sige hvad du mener. Selvom kritikken skal være både konstruktiv og anerkendende, så skal du ikke rose noget, som du mener ikke virker. Fortæl modtageren hvorfor du oplever at det ikke virker.

• Du er færdig når du er færdig

  Det du vil sige i din feedback, skal du sige mens du har chancen. Særligt hvis det er noget negativt. Det er dårlig stil at komme rendende efterfølgende og trække nye ting frem senere. Fortæl det du vil fortælle, mens du giver din feedback, og accepter at du er færdig når du er færdig.

Ikke at give feedback er også at give feedback

Hvis du er typen, som ikke giver feedback, så skal du vide at der bliver tolket lige så meget på det, som bliver sagt, som det der ikke gør. Hvis du ikke kommunikerer direkte til dine medarbejdere, at du er tilfred og værdsætter deres arbejde, så kan de let få opfattelsen af, at du ikke er tilfreds. Den type for ikke-kommunikation skaber stress blandt medarbejderne, og i sidste ende skaber det et dårligt arbejdsmiljø.

På billedet øverst er min chef med på en patrulje i den afghanske Green Zone. Under en pause på patruljen giver han mig feedback. Bliver opgaveløsningen bedre af det? Måske ikke, men er trygt at vide, at hvis chefen har noget at sige, så gør han det med det samme.

Et der overhoved behov for konstruktiv feedback?

Der skal være et klart formål med at give konstruktiv feedback. Det er ikke et værktøj og en metode du som leder kan anvende pr. refleks. Nogle gange er behovet et andet: et klap på skulderen, ros og anerkendelse i andre påhør eller en regulær skideballe i enerum. Ingen af de tre eksempler må forveksles med den konstruktive feedback.

Andre måder at give feedback på

I stedet for at du som leder ligger inde med alle svarene og observationerne, så kan du også udbytte de observationer, som dine medarbejdere har gjort sig. Jeg gav sjældent direkte feedback hverken til mine soldater eller mine underførere. I stedet anvendte jeg metoden after action review til dels at klarlægge hændelsesforløbet, men også til at klarlægge hvad der gik godt og skidt samt hvorfor. Ved at anvende den metode, kunne jeg gøre brug af alle mine soldaters observationer også.